Om en arbetsgivare anlitar en extern redovisningsbyrå för sin löneadministration, vem är det då som bär ansvaret om lönerna blir fel?
Att det blir fel med lönerna ibland hör inte till ovanligheterna. Om en arbetstagare får för lite lön brukar det ofta påtalas av denne ganska fort, och man kan då korrigera omedelbart, eller i vissa fall lägga på summan vid nästa löneutbetalning, om arbetstagaren går med på detta. Om en arbetstagare däremot får för mycket i lön, och detta inte uppmärksammas av någondera part förrän långt senare, är det faktiskt inte säkert att du som arbetsgivare kan kräva tillbaka pengarna. Har du då använt dig av en extern löneadministratör vill du förstås reda ut vem som bär ansvaret för att det blivit fel, du eller redovisningsbyrån.
Var kommer uppgifterna ifrån?
Den första frågan ni bör ställa er är förstås vilket underlag löneadministratören har fått. Om den information om arbetade timmar, semester, VAB- och sjukdagar med mera som skickats från er till löneadministratören är korrekt, så har det med största säkerhet blivit något fel hos dem i hanteringen av dessa uppgifter. Ansvaret för de felaktiga utbetalningarna ligger då också hos dem. Om du däremot har lämnat felaktiga uppgifter till löneadministratören är det så klart ditt ansvar.
Varför är det då viktigt att utreda var ansvaret ligger när felaktiga löner utbetalats? Jo, även om rättspraxis i Sverige kring felaktigt överförda pengar vanligen följer den civilrättsliga regeln condictio indebeti, så kan det finnas omständigheter som gör att du som arbetsgivare inte kan få tillbaka de felaktigt utbetalda pengarna. I sådana fall kan du kräva skadestånd från löneadministratören, om de felaktiga lönerna är på deras ansvar.
Vad innebär condictio indebeti?
Condictio indebeti betyder ungefär att det som inte ägs ska återställas till den rättmätige ägaren. Det är en gammal regel som tillämpades inom juridiken redan i Romarriket. Innebörden av denna praxis är att pengar som man inte har rätt till, men ändå fått utbetalade till sig, ska betalas tillbaka till den som begått misstaget. I fall som ovan, med löner som blivit fel, ska arbetstagaren enligt condictio indebeti betala tillbaka den felaktiga summan till arbetsgivaren utan att knota.
Riktigt så enkelt ser det dock inte ut i verkligheten. I verkligheten dömer domstolar ibland enligt andra principer, och anledningarna är flera. Om arbetstagaren till exempel fått en mindre summa för mycket varje månad, och misstagen inte upptäcks förrän efter något eller till och med ett par år, så är summan antagligen ganska stor, samtidigt som den anställde inte automatiskt kan förväntas ha förstått att hen fått en felaktigt lön. Att inte noggrant läsa sin lönerapport är inget brott, och det är inte orimligt att en person med en normalstor månadslön gör av med pengarna varje månad. Att helt plötsligt bli krävd på ett stort belopp av sin arbetsgivare kan innebära stora problem för en anställd, trots att denne egentligen inte gjort något fel.
En löneadministratör förväntas vara noggrann
Visst är det självklart för många att man betalar tillbaka det som inte tillhör en. Men som beskrivits ovan är verkligheten ofta mer komplicerad än en princip, och om arbetstagaren vägrar betala tillbaka pengarna så kan det bli svårt att kräva honom eller henne på dem. Det förväntas nämligen av dig som arbetsgivare, och av löneadministratören, att man är mycket noggrann kring utbetalningar och i varje moment ser till att allt blir tätt. Detsamma gäller för till exmeple en bank som gjort en felaktig betalning. Det ställs större krav helt enkelt.
Om ansvaret ligger på löneadministratören kan du i så fall kräva dem på pengarna. Om löneadministratören medger sitt misstag kommer de med största säkerhet också att göra just det. Skulle de däremot välja att inte göra det, så är det upp till dig att bevisa att ansvaret för misstaget ligger hos dem, och du får räkna med att inleda en tvist i domstol. Med andra ord är det alltså av yttersta vikt att du som driver ett företag med extern löneadministration för noggranna register över vilka uppgifter som skickas till löneadministratören.
